Informasi, Teknologi dan Teknologi Informasi

Dalam pandangan Harrington (1993), informasi dapat dimaknai dalam dua paradigma yang dapat mempengaruhi sebuah organisasi. Pertama, dalam paradigma berdasar sumber (resource-driven), pemahaman terhadap informasi lebih fokus pada kontinyuitas dan konsistensi dari informasi itu sendiri. Kedua, dalam paradigma berdasar persepsi (perception-driven), informasi dilihat sebagai sebuah konsep yang abstrak, sebagai produk dari persepsi individual. Ini merupakan fenomena yang temporer dan hanya dimiliki oleh penerima informasi.

Paradigma yang digunakan oleh sebuah organisasi dalam memaknai informasi akan berpengaruh terhadap desain dari organisasi mereka. Jika informasi dipahami sebagai sebuah sumber daya (resource) daripada sebagai hasil dari sebuah sistem, biasanya akan ada kontrol yang lebih tersentral, karena asumsinya informasi merupakan bagian dari kekayaan organisasi (corporate property). Dalam kerangka paradigma ini, pandangan terhadap informasi diwarnai oleh penggunaannya sebagai sumber. Seperti sumber daya lainnya, informasi dapat disediakan pada waktu kapanpun dengan kepastian penerimaan sebuah nilai perkiraan darinya. Informasi dikaitkan sebagai sesuatu yang tidak berubah, karenanya dapat dengan mudah diakomodasi ke dalam prosedur formal dari sebuah organisasi.

Berkaitan dengan hal tersebut, Herbert A. Simon mengajukan proposisi: Pertama, informasi keberadaannya bersifat independen dari penerimanya. Sebagai konsekuensinya, sistem informasi didesain dengan asumsi bahwa informasi dapat diprediksi dan mempunyai nilai yang konsisten; Kedua, informasi secara logis tidak berubah selama pengiriman, sehingga jika sebuah organisasi bisnis digerakkan oleh fungsi-fungsi pengiriman informasi, maka semakin tinggi nilai dari seperangkat informasi yang diberikan, akan semakin penting berhubungan dengan fungsi pengirim.

Sementara itu, jika informasi dimaknai sebagai sesuatu yang dimiliki secara personal, maka informasi tersebut akan dilihat sebagai bagian yang ada di luar struktur formal organisasi (Harrington,1993). Paradigma ini tidak mempertimbangkan informasi sebagai sumber. Individu atau kelompok mengusahakan informasi mereka sendiri.

Yang dimiliki oleh organisasi adalah seperangkat data, fakta dan angka spesifik untuk fungsi tertentu, tetapi bagaimana data tersebut digunakan adalah tergantung pada kompetensi dari individu itu sendiri dalam menginterpretasikannya. Manajemen dapat mengontrol secara tidak langsung melalui pelatihan, tetapi mereka tidak dapat mengontrol secara langusng proses berpikir di mana data diolah menjadi informasi. Dalam paradigma ini berlaku proposisi bahwa, pertama, informasi tidak ada di luar persepsi dari penerimanya. Konsekuensinya karena informasi bersifat individualistik maka tidak tepat untuk memperlakukannya sebagai sebuah sumber daya (resource).

Kedua, informasi lebih dari sekedar pemrosesan data, sehingga untuk dapat bekerja secara efektif, maka sistem (baik manual maupun computerized) harus didesain untuk menghasilkan data dan bukan informasi. Data merupakan input bagi sebuah proses, sedangkan informasi merupakan output dari proses.

Ketiga, data bersifat absolut, sedangkan informasi tidak. Data mempunyai sifat “bebas-waktu” dan karena itu tidak berubah dan statis. Sedangkan informasi dapat diganti dan diubah. Informasi bersifat ‘terikat-waktu” dan nilanya dapat berganti dari peristiwa ke peristiwa berikutnya. Bersifat dinamis dan berkembang karena ditentukan oleh persepsi individu. Konsekuensinya, integritas dari informasi yang dihasilkan sebagai sebuah sumber harus dapat dipertanyakan.

Dan keempat, informasi tidak pernah dapat ditransmisikan. Data dapat diubah ke dalam data yang lain, dikirimkan dan diterima. Sedangkan informasi diubah sebagai bagian dari data, hanya dapat diterima tetapi tidak pernah dikirimkan. Konsekuensinya, tidak ada apapun sebagai sebuah sistem informasi, karena informasi sangat sementara (transient). Subyektivitas individu dapat dibentuk melalui pelatihan dan prosedur formal untuk menentukan apakah itu informasi. Pada waktu yang lain, persepsinya mungkin berbeda. Sistem informasi tidak dapat bekerja dalam cara ini.

Perbedaan dari kedua paradigma tersebut mungkin tampak tidak kentara, demikian juga dalam penggunaan informasinya. Tetapi menurut penelitian NBS berpengaruh terhadap desain organisasi. Karakteristik struktural dari pengadopsian kepemilikan informasi secara individual bisa bersifat ektrem. Di satu sisi dapat sangat organik dan informal (adhocracies) di mana semua anggota tampak memberikan kontribusi secara sama, masing-masing memproses sebuah teknik tertentu untuk menginterpretasikan data. Di sisi yang lain, organisasinya bersifat formal dan mekanistik (birokratik). Kekakuan dari struktur mencegah penggunaan beberapa informasi sebagai sebuah sumber, sehingga kegagalan beberapa proses terjadi pada individual.

Hal ini berlawanan dengan paradigma berdasar-sumber di mana karakteristik struktural dari organisasi tampak berorientasi terpusat, dengan lingkungan pengaruh pada pinggiran, kepentingan mereka tergantung pada nilai yang diterima dari seperangkat informasi tertentu.

Jika informasi memberikan manusia akses terhadap kemanusiaannya, maka teknologi memberikan cara mencapainya. Teknologi adalah proses historis yang mencerminkan hubungan antara manusia dengan persepsinya terhadapa lingkungannya. Teknologi dapat dipandang dari empat perspektif.

Menurut perspektif ilmiah, teknologi lebih dilihat tidak lebih hanya sebagai mesin, yang dapat diprediksi dan dikontrol, dianalisis dan didesain, terbatas dan fisik. Sementara itu perspektif sosiologis memandang teknologi sebagai fenomena sosial. Ada tiga tema utama yang menjadi bahasannya, yaitu teknologi sebagai faktor penggerak yang menimbulkan perpecahan antara pemilik dan pekerja; kekuatan pemersatu yang mempererat bersama elemen-elemen yang terpisah dalam sebuah organisasi; dan sebagai sebuah proses sosial di mana elemen-elemen organisasi yang terpisah secara jauh tetapi sangat terintegrasi dalam satu sistem.

Sedangkan perspektif politis lebih memandang teknologi sebagai alat dalam proses politis daripada sebagai sebuah proses. Ini memberikan kontribusi bahwa teknologi tidak hanya berkaitan denagn proses produksi atau proses sosial belaka, tetapi juga dapat digunakan sebagai senjata.Topik yang dikaji berkaitan dengan gagasan tradisional bahwa teknologi adalah instrumen konflik, yang digunakan untuk mengontrol dan mengalahkan yang lain; teknologi sebagai senjata politik baik nasional maupun internasional. Perbaikan dari tema sebelumnya, tidak hanya sebagai senjata politik tetapai lebih terintegrasi ke dalam proses sosial.

Terakhir, perspektif ekonomi, melihat teknologi sebagai sumber daya yang harus dikelola. Tema kajiannya, bahwa teknologi dapat diubah dari jangka pendek ke jangka panjang hanya dengan investasi; dan bahwa teknologi adalah faktor yang kurang luar dan lebih sebagai sesuatu yang dapat dikontrol dan kekuatan yang dapat digunakan untuk berubah.

Teknologi informasi (TI), meskipun juga teknologi tetapi adalah sesuatu yang sangat berbeda. TI lebih terbatas pada dasar pengetahuan dari teknologi umum (general technology) dan memberi penggunanya akses terhadap bidang perseptual yang secara teoritis tidak terbatas. Idealnya, TI memberi kita akses terhadap database yang terintegrasi luas mengikuti konstruksi pengetahuan dimana tidak dapat diterima dalam sistem tradisional yang manual.

Teknologi umum dibatasi oleh domain fisik, dapat berupa mesin, atau proses yang abstrak seperti management technology. Namun demikian teknologi tersebut tidak dapat membangkitkan persepsi sejauh parameter yang didesain untuk dirinya sendiri. TI, di lain pihak, dapat. Seperti teknologi yang lain, TI juga mempunyai ciri fisik. Pertemuan antara orang dan struktur pengetahuan tersebut adalah peralatan fisik, untuk mengaksesnya kita harus menggunakan hardware dan software.

Karena itu ada dua dimensi dari semua teknologi, yaitu physical domain dan perceptual domain. Batasan fisik dari teknologi umum membuat bias terhadap physical domain, sementara kebalikannya adalah true (kebenaran) bagi TI. Fokus kita pada TI. Pertama, ada dimensi fisik dari mesinnya yaitu hardware, seperti keyboard komputer, modem, dll. Kedua, dimensi perseptual yang memberikan TI kekuatan yang lebih besar yaitu kemampuannya untuk menyediakan dan memanipulasi persepsi kita melalui struktur pengetahuan. Misalnya, organisasi digerakkan oleh persepsi-persepsi dari anggotanya. Sehingga TI mempunyai potensi untuk mengubah karakteristik organisasi dengan mengubah persepsi kita.

Jadi, TI didefinisikan dalam dua terminologi baik aspek fisik maupun perseptual. Tetapi ada juga elemen manusia, tanpanya kedua domain tersebut tidak memiliki arti apapun. Melalui pengkonstruksian pengetahuan yang dibentuknya, ia mempunyai kekuatan untuk mengubah cara kita melihat dunia dan akhirnya terhadap cara kita bertindak dalam organisasi.

Kriteria yang digunakan untuk mengukur keberhasilan dari sebuah TI didasarkan pada efisiensi dan domain fisik. Dengan kata lain jika dapat menghasilkan dengan lebih cepat, itu dikatakan berhasil. Kita menilai sistem komputer kita jika komputer tersebut melakukan proses produksi. Apa yang tidak kita lihat adalah efek yang lebih luas, karena kita tidak melihat dampaknya sampai persepsi kita mengabaikannya.